La mayoría de empresas no pierden dinero por falta de proyectos, lo pierden por cómo se gestionan.
LLevo algo más de 10 años gestionando proyectos
de más de 1M€ en Mega Yates
y si algo he aprendido es que si no hay un buen sistema de gestión, comunicación, organización y control, el proyecto es un FRACASO.
SI TÚ O TU EMPRESA DEPENDEIS DE …
- Emails para saber el estado de un proyecto
- Que alguien recuerde avisar cuando termina una tarea
- Reuniones para actualizar información
- Y la memoria del Project Manager
Entonces tu gestión de proyectos no es un sistema. Es supervivencia.
DURANTE AÑOS ESTUVE TRABAJANDO NORMALIZANDO EL CAOS
Comercial vende con información incompleta
Muchos proyectos empiezan con un presupuesto construido con información parcial.
Se necesita responder rápido al presupuesto del cliente y el proyecto arranca, pero muchos detalles técnicos todavía no están definidos.
Conforme el proyecto avanza aparecen cambios, ajustes y tareas que no estaban contempladas.
Y sin darse cuenta, el proyecto ya empieza con desviaciones desde el primer día.
Project Manager PERSIGUIENDO
Y en medio de todo el Caos y con toda la responsabilidad del proyecto está el Project Manager.
Intentando coordinar equipos, responder al cliente y mantener el proyecto bajo control.
Pero cuando la información está dispersa entre correos, reuniones, mensajes y archivos diferentes y no existe un dashboard centralizado con la información de todos los departamentos el control real del proyecto se vuelve difuso.
El PM deja de gestionar el proyecto y empieza a dedicar gran parte de su tiempo a algo que no debería ser su función principal:
Buscar información, confirmar estados y perseguir respuestas entre departamentos.
Cuando eso ocurre, el Project Manager ya no está dirigiendo el proyecto está intentando que no..ZOZOBRE
(Me encanta esta palabra ;))
Finanzas detectando las desviaciones TARDE
Al inicio del proyecto los números parecen claros.Pero a medida que el trabajo avanza empiezan a aparecer desviaciones.
Horas extra no previstas, compras urgentes o cambios solicitados por el cliente.
Si no existe un sistema que conecte el avance del proyecto con los costes reales, estas desviaciones pasan desapercibidas durante semanas, y cuando finanzas finalmente tiene una visión completa… el margen del proyecto ya se ha reducido o perdido.
Diseño trabajando con cambios constantes
El equipo de diseño comienza a trabajar con la información disponible en ese momento.Pero a medida que el proyecto avanza aparecen nuevas decisiones, cambios del cliente o ajustes técnicos, y eso acaba generando algo muy habitual en los proyectos:
Trabajo duplicado, correcciones constantes,horas perdidas por no tener un sistema adecuado de versiones y con un dashboard con la informacion completa.
Producción sin visibilidad real del proyecto
Producción solo puede avanzar cuando la información llega en el momento correcto.Planos actualizados, piezas disponibles, documentación técnica o aprobaciones necesarias.
Cuando alguno de estos elementos se retrasa o no llega a tiempo, el taller se queda parado o empieza a trabajar en algo que no prioritario para continuar la producción.
Y ahí es donde empiezan a perderse tiempo, foco y eficiencia en producción.
¡ Mi frase favorita !
Los proyectos son como las regatas puedes tener el mejor barco, pero sin un equipo alineado nunca cruzarás la meta primero!
Departamentos desalineados
Cada área cumple con su parte del trabajo.Comercial vende.Diseño desarrolla.Producción fabrica.Compras gestiona materiales.
Pero cuando cada departamento maneja información distinta sobre el mismo proyecto, empiezan las fricciones.
Decisiones que no llegan a tiempo, prioridades diferentes y tareas que se solapan.
Y el resultado es claro: el proyecto avanza… pero cada equipo en una dirección diferente.
Esto termina generando descoordinación interna, retrasos y decisiones contradictorias.
Lo peor de este caos es que el cliente también lo percibe
Respuestas distintas de cada departamento, información que cambia y una sensación clara de falta de control sobre el proyecto.
Y ahí fue cuando vi algo clave en la forma que estabamos gestionando y cambió completamente mi forma de trabajar
El problema no era el equipo.
el problema era el sistema.
El problema es que el sistema depende de personas, no de procesos y cuando eso ocurre, la mayoria de los proyectos son un fracaso.
Elsa Schleissner
Ingeniera Naval + MBA + Nivel Experto en Scrum Manager, con más de 10 años liderando proyectos y departamentos de gran envergadura, gestionando operaciones complejas, equipos multidisciplinares y clientes con altos niveles de exigencia.
Durante estos años he vivido desde dentro lo que ocurre en muchos proyectos: información dispersa, departamentos desalineados y decisiones tomadas sin una visión completa del proyecto.
Esa experiencia me permitió identificar dónde empiezan realmente los problemas en la gestión de proyectos.
Hoy traduzco ese caos operativo en procesos claros, sistemas de control y automatizaciones que permiten a las empresas recuperar visibilidad, coordinación y control real sobre sus proyectos.
Angel Reig - ANRESAN TELECOMUNICACIONES
Ingeniero en Telecomunicaciones + MBA, cuenta con más de 15 años de experiencia en programación y desarrollo tecnológico, creando soluciones para empresas que necesitan sistemas fiables, eficientes y capaces de escalar.
A lo largo de su trayectoria ha trabajado para grandes empresas del sector alimentario en España, desarrollando herramientas y sistemas que optimizan procesos, integran información y mejoran la operativa diaria de las organizaciones.
Además, es partner tecnológico de proyectos y organizaciones como Marrock Challenge y la Federación de Frontenis, entre otras, diseñando soluciones digitales adaptadas a sus necesidades reales.
Su especialidad es transformar procesos complejos en sistemas tecnológicos claros, conectados y automatizados, capaces de integrar la información de toda la empresa y convertirla en herramientas útiles para la toma de decisiones.
¿QUE TE PROPONEMOS?
- Seguimiento de proyectos en tiempo real
- Estados, avances, bloqueos y riesgos siempre visibles, sin perseguir a nadie por WhatsApp.
- Control de plazos y deadlines
- Alertas automáticas antes (no después) de los retrasos. Si algo se va a desviar, lo sabes a tiempo.
- Gestión de presupuestos y costes
- Detectamos desviaciones, partidas sin enviar, sin facturar o pendientes de cobro.
- Coordinación entre equipos
- Producción, diseño, ingeniería, administración y dirección trabajan sobre el mismo sistema, sin silos.
- Emails y comunicaciones críticas
- Identificación automática de emails conflictivos, urgentes o con impacto en proyecto.
- Estados financieros del proyecto
- Presupuestos enviados, aprobados, facturados y pagados… todo conectado al proyecto.
- Estados financieros del proyecto
- Presupuestos enviados, aprobados, facturados y pagados… todo conectado al proyecto.
- Reporting automático
- Informes claros y actualizados sin perder horas montando Excel que nadie mira.
El problema es que el sistema depende de personas, no de procesos y cuando eso ocurre, la mayoria de los proyectos son un fracaso.
¿ COMO LO VAMOS HACER?
1. Diagnóstico del sistema actual
Analizamos cómo se están gestionando hoy tus proyectos.
Cómo fluye la información entre departamentos, cómo se toman las decisiones y dónde se están generando retrasos, errores o pérdidas de tiempo.
Aquí detectamos cuellos de botella, puntos ciegos y procesos que dependen demasiado de las personas.
2. Diseño del sistema de gestión del proyecto
Una vez entendido el funcionamiento real de tu empresa, diseñamos un sistema de trabajo claro.
Definimos:
• cómo debe circular la información
• qué datos necesita cada departamento
• qué estados debe tener el proyecto
• qué métricas deben controlarse
El objetivo es que todos los equipos trabajen sobre la misma información.
3. Automatización de procesos clave
Identificamos las tareas repetitivas que hoy consumen tiempo y que pueden automatizarse.
Alertas de desviaciones, estados de proyecto, comunicaciones críticas, control de plazos, seguimiento de presupuestos o reporting.
Las automatizaciones actúan como un sistema que supervisa el proyecto en segundo plano.
4. Dashboard y control del proyecto
Toda la información se conecta en un dashboard centralizado.
Dirección, Project Manager y departamentos pueden ver en tiempo real:
• estado del proyecto
• avances y bloqueos
• desviaciones de costes
• plazos y prioridades
Sin perseguir información.
Sin depender de correos.
Sin perder horas en reuniones innecesarias.
Que tus proyectos dejen de depender de la memoria de las personas
y empiecen a funcionar con sistema, datos y automatización.
Pero si quieres entender qué está pasando realmente en tus proyectos, dedicanos 30min y empecemos por una auditoría.
En una auditoría estratégica en la que solo te robamos 30min por que aqui se trata de ser agiles e ir al grano, analizamos cómo se están gestionando realmente tus proyectos.
Cómo fluye la información entre departamentos, dónde se están perdiendo tiempos, qué procesos dependen de personas y qué señales están indicando que el sistema podemos mejorar.
Con solo una conversación estructurada es posible detectar cuellos de botella, desviaciones operativas y oportunidades claras de automatización que muchas veces pasan desapercibidas en el día a día.
Y lo más importante: te llevarás ideas concretas que pueden empezar a funcionar en tu negocio desde el primer momento.
¿ QUE NOS DIFERENCIA?
No vendemos herramientas sueltas.
Diseñamos sistemas de trabajo.
Automatizamos pensando lo que realmente necesita tu empresa.
Implantamos herramientas personalizadas y programadas custom o utilizamos herramientas del mercado como Click UP, Monday, Trello, Airtable, entre otras… según preferencias del cliente.
Integramos todos con tus herramientas actuales.
Hacemos sistemas escalables: hoy 5 proyectos, mañana 50.
La automatización para nosotros actúa como un Project Manager digital que avisa, detecta errores y anticipa problemas.
Conseguimos que tus proyectos dejen de depender de la memoria de las personas y empiecen a funcionar con sistema, datos y automatización.
Lo más importante: PROYECTOS ALTAMENTE RENTABLES CON UN CONTROL ECONÓMICO TOTAL DEL PROYECTO
Nuestro propósito es simple: Clientes Felices y Proyectos que Funcionan.
Hasta conseguirlo no paramos.
Y si el sistema necesita ajustarse, lo hacemos sin costes extra.
Porque nuestro trabajo no es instalar herramientas… es darte la solución.
ADEMÁS QUIERO PRESENTARTE MI AGENDA PARA PM
QUE QUIEREN LA EXCELENCIA EN CADA PROYECTO
Como ya sabes… tras mi busqueda de la organización total, diseñé Project Manager Planner, una agenda pensada específicamente para profesionales que gestionan proyectos y necesitan tener control total de tareas, plazos, reuniones, compras y decisiones en un solo lugar. Una agenda que te acompaña en el dia a dia vayas donde vayas, y que te apoya en tus herramientas digitales.
No es una agenda más
Es un sistema práctico que te permite planificar el año, organizar tus proyectos, priorizar tareas y seguir el avance real del trabajo semana a semana.
Cada sección está diseñada para ayudarte a:
• tener una visión clara de tus proyectos
• organizar tareas y prioridades
• controlar hitos, plazos y desviaciones
• registrar decisiones
• mantener todas tus notas de las reuniones importantes
• mantener todo el proyecto bajo control sin depender de tu memoria
El resultado es simple:
menos caos, más claridad y proyectos mejor gestionados.
Si gestionas varios proyectos a la vez, sigues siendo de papel y boli y necesitas una herramienta que realmente te ayude en tu día a día…
Esta agenda está hecha para ti.
La tienes disponible para descargar o puedes comprar la versión impresa en AMAZON, te dejo los links.
Gracias por llegar hasta aquí, si te gusta nuestro contenido síguenos en redes sociales y apuntate a la newslater para no perderte nada ;)
Elsa.
why project manager planner
Benefits
Complete Project Control
Efficient Time Management
With built-in tools like Gantt charts and task lists, you can easily allocate time, set priorities, and meet deadlines without stress.
Clear Financial Tracking
Keep your finances in check with dedicated spaces for client financials, supplier summaries, and purchases, making budgeting effortless.
Strategic Goal Planning for Project Success
Set, track, and adjust your goals both annually and weekly, ensuring every step aligns with your project milestones and keeps you on the path to success.
Increased Productivity
Organize tasks, meetings, and projects in one place to eliminate distractions, stay focused, and boost overall productivity.
